Money S3 - popis programu a modulů
Aktualizace zdarma + dárky zdarma!
Pokud si Money S3 koupíte v období září-prosinec, dostanete aktualizaci pro následující rok zdarma.
Podle ceny licence si můžete
vybrat z dárků zdarma, např.: program na import faktur do Money S3,
slevu na hosting, USB flash disk, odbornou knihu o účetnictví a jiné.
Tip: Pokud kliknete na náhled obrázku na této stránce, zobrazí se Vám v novém okně velký obrázek.
Design a ovládání
Jednoduchost a přehlednost
Uživatelské rozhraní Money S3 obsahuje všechny nejmodernější ovládací prvky v kombinaci s revoluční technologií „Aktivní pracovní plochy“ (APP), díky které si nastavíte program tak, že jeho nejpoužívanější funkce vyvoláte jediným kliknutím myši. Vzhled celého prostředí lze navíc měnit díky podpoře tzv. „skinů“.
Rychlost vkládání dat
Jedním z hlavních ergonomických požadavků je rychlost vkládání dat. V Money S3 jsou definovány tzv. typy dokladů nebo chcete-li inteligentní šablony, které za Vás při pořízení dokladu předvyplní nejčastěji používaná políčka a Vy pak doplníte pouze zbývající nezbytná data.
Nezadávejte stejná data dvakrát
Již jednou pořízená data nemusíte do Money opakovaně vkládat, stačí si jen vybrat ze seznamu a přenést do nového dokladu. Typickou ukázkou je modul Adresář - již dříve zadanou adresu přenesete jedním kliknutím do vystavené objednávky, faktury nebo dodacího listu. Program sám pak na pozadí automaticky provede veškeré potřebné operace od vyskladnění až po tisk dokladu.
Snadné vyhledávání a třídění
Při práci se systémem potřebujete snadno a rychle nalézt požadovaný údaj, například vystavenou fakturu. Protože jsou data v Money S3 zobrazena v přehledných seznamech, jedním kliknutím myši si můžete vybraný seznam dokladů nechat setřídit podle zvoleného sloupce. Pokud pak začnete na klávesnici vypisovat hledaný údaj v tomto sloupci (např. adresu nebo číslo dokladu), Money S3 Vám samo dohledá patřičný záznam.
Komfortní filtrování dat
Často je třeba vybrat si z množství záznamů pouze omezenou množinu, vyhovující zadaným podmínkám (např. vystavené faktury se zbývající úhradou nad určitou částku). Pak využijete funkci Filtr, která Vám umožňuje snadno definovat podmínku pro vytřídění dat. A to není vše - často používané filtry si můžete uložit a pojmenovat a kdykoli vyvolat horkou klávesou, včetně automatického doplnění aktuálního data (např. „za minulý měsíc“) do datumových položek.
Nápověda, průvodce, tipy a nástěnka
V kterékoli části programu můžete využít služeb funkce Nápověda, která Vám podá bližší informace o zamýšlené operaci. Řádky seznamů jsou často opatřeny přehlednými značkami, které určují stav daného dokladu (např. „neuhrazený“), jejich seznam naleznete ve Legendě. Průvodci jsou Vám nablízku s přehlednou a srozumitelnou nápovědou v okamžicích, kdy vykonáváte činnost složenou z více kroků - například stažení výpisu z účtu nebo tisk přiznání k DPH. Tip dne Vás na přání každý den upozorní na zajímavou novinku v Money S3 a konečně na Nástěnku si můžete umísťovat pracovní poznámky a vzkazy i mezi jednotlivými uživateli v rámci počítačové sítě.
Charakteristika modulů a funkcí programu
Ekonomický systém Money S3 je modulární systém, je tedy složen z několika modulů. Jednotlivé moduly jsou navzájem provázané, spolupracují spolu a tvoří ucelené řešení pro Vaši společnost. Money S3 je složen z následujících modulů:
- Adresář
- Daňová evidence
- Podvojné účetnictví
- Aktivní saldo
- Fakturace
- Sklady
- Personalistika a mzdy
- Evidence majetku
- Kniha jízd
- Tiskové výstupy
- Import a export dat
- Homebanking
- Internetové obchody
- Bezpečnost dat
- Money Dnes
- Využití přenosných terminálů
Adresář
Přehledné vedení kontaktů
Modul Adresář coby hlavní pomocník obchodního manažera nabízí velmi rozsáhlé možnosti správy kontaktů. Každou adresu lze volitelně zařadit do některé z přednastavených skupin (např. Dodavatelé a Odběratelé), mezi kterými se lze rychle přepínat; využít lze samozřejmě všech standardních funkcí jako je třídění a filtrování. Adresní karta obsahuje množství údajů včetně samostatných variant adres pro provozovnu, fakturační adresu a obchodní jméno. Ke každé adrese lze vést neomezené množství kontaktních osob a sledovat řadu dalších užitečných podrobností jako je například poslední pohledávka apod.
Adresní klíče
Velmi silným nástrojem Adresáře je možnost vést si neomezené množství vlastních atributů kontaktních adres (např. „účastník veletrhu“, „projevil zájem“, „nutno znovu kontaktovat“ apod.), které lze přiřazovat jednotlivým adresám. Podle těchto klíčů je možno kontakty dále třídit, hromadně měnit, odebírat či přiřazovat.
Evidence akcí s kontaktem
Ke každé adrese si můžete přiřadit tzv. uživatelskou akci, která uchovává událost (včetně data a času) spojenou adresou - např. telefonní kontakt, schůzka, zaslání nabídky. Akce s adresou lze třídit, tisknout, filtrovat, přidělovat je jako úkol zadaným pracovníkům, sledovat, zda jsou splněny či nikoli a další. Vždy tak máte pod kontrolou akce, které jste k zadané akci prováděli či nechali provádět - a to oceníte nejenom v situaci, kdy si tyto akce zobrazíte v průběhu telefonních hovoru s Vaším obchodním partnerem.
Napojení na službu CreditInfo – prolustrujte si své obchodní partnery
Money S3 je propojeno s CreditInfo – službou Firemní lustrátor společnosti CreditInfo Czech. Tato služba běží standardně na internetu a vy jejím prostřednictvím získáte přímo z Adresáře podrobné informace o zadané firmě (základní údaje, kreditní skóring, platební morálku, činnosti, informace o konkurzu či likvidaci, účetní závěrky nebo dokonce i úplné kreditní zprávy o subjektu a další.).
Přístup ke službě najdete v Adresáři pod tlačítkem CREDITINFO (na nástrojové liště Funkce nápovědy). Na výběr máte dvě funkce: Lustrace zobrazí na základě IČ údaje přímo o společnosti, kterou máte v seznamu Adresáře pod kurzorem, druhou možností je Vyhledání, kde můžete do systému ručně vložit IČ libovolné společnosti.
Obě funkce vás automaticky navedou na portál služby CreditInfo. Při prvním použití je potřeba se zaregistrovat a službu aktivovat v Money S3. Celý proces nastavení pro Money S3 je přehledně popsaný přímo na www stránkách služby. Po zaregistrování a aktivaci vám bude připsáno 50 volných kreditů, které můžete zdarma ihned čerpat ve formě dotazů na jednotlivé subjekty. Před každým dotazem na konkrétní subjekt vidíte, kolik kreditů bude za jeho zodpovězení z konta čerpáno. Další kredity lze pomocí portálu kdykoliv dokoupit.
Hromadné adresní operace a tisk štítků
V obchodní praxi se často setkáváte s potřebou provádět hromadné adresní operace, např. rozeslání nových ceníků, pozvánek, novoročenek a dalších. Adresář Money S3 má komfortní funkci pro hromadný tisk poštovních adres na samolepící štítky či obálky a je rovněž schopen předat do Vašeho e-mailového klienta seznam vybraných e-mailových adres - pochopitelně včetně možnosti využití adresních klíčů a filtrování.
Daňová evidence
Předkontace
Pomocí předkontací lze přímo určit, kam jednotlivé doklady či položky dokladů budou na základě úhrad zaúčtovány v peněžním deníku.
Peněžní deník
Peněžní deník, který přesně odpovídá své tiskové podobě, schraňuje veškeré údaje z pokladen a bank a zúčtovávají se v něm všechny příjmy a výdaje. Jednotlivé záznamy uvedené v peněžním deníku lze přímo v něm dále rozúčtovávat či přeúčtovávat. Dále lze z účetního deníku jednoduchým kliknutím na tlačítko Zdroj zjistit zdrojový doklad záznamu deníku a tento doklad případně rovnou opravit dle potřeby. A lze z něj přímo vidět a dle potřeby rovnou upravit i hradící doklad.
Banka, pokladna
Lze vést libovolný počet bankovních účtů či pokladen v různých měnách pro úhrady dokladů a další peněžní operace. Pomocí speciální funkce Homebanking lze provádět platební příkazy přímo do banky a zpětně výpis z banky lze jednoduchým způsobem rovnou zaúčtovat bez nutností ručního přepisování dokladů do Money S3.
Daň z přidané hodnoty
Plátci daně z přidané hodnoty ocení možnost přímého tisku Daňového přiznání z Money S3 a to ve formátu tiskopisu včetně poučení, který se za normálních podmínek vyplňuje ručně a musí si jej každý plátce vyzvednout na finančním úřadu. Tento přímý tisk má dále výhodu v tom, že je právoplatným uznávaným tiskopisem finančního úřadu a uživateli tak odpadá nutnost ručního vyplňování.
Aparát kontroly úhrad
Tato propracovaná sada funkcí Vám přehledně zobrazí seznam upomínkovatelných pohledávek a jejich tisk včetně doplnění individuálních textů pro první, druhou a poslední upomínku. Zpracovávat můžete i penalizovatelné pohledávky. Nechybí rovněž přehledy dlužníků a věřitelů.
Účetní tiskové sestavy a přehledové sestavy
Většina uživatelů potřebuje kromě standardních výkazů a tiskových sestav (přiznání k DPH, peněžní deník, výkaz příjmů a výdajů, stav závazků a pohledávek ke dni, ...) ještě speciální sestavy, které mu například ukáží obrat zboží dle jednotlivých odběratelů, či přehledovost dle materiálu na skladě. K těmto účelům slouží přehledové sestavy v programu Money S3 včetně grafických výstupů.
Závěrkové operace - uzavření roku, počáteční stavy
Každý rok ať již kalendářní nebo účetní je jednou ročně zapotřebí uzavřít a účetní pohyby i neuhrazené doklady „převést“ do roku následujícího. K tomuto účelu slouží Závěrkové operace, které kromě již zmíněných funkcí také například automaticky převedou a založí do nového účetního roku veškeré bankovní účty a pokladny, tak jak byly nadefinované v roce předcházejícím. A to včetně zkratky, názvu a veškerých definic, vyjma počátečního stavu. Samozřejmostí je také převedení neuhrazených závazků a pohledávek do nového roku. Dále pokud právě začínáme poprvé účtovat v programu Money S3, lze pomocí těchto operací jednoduše ručně navést počátečná stavy peněžního deníku a DPH.
Číselné řady a seznamy
Pro automatické číslování všech typů dokladů můžete použít rozsáhlé seznamy číselných řad. Lze si navolit samostatné číselné řady pro jednotlivé typy dokladů. Kromě číselných řad máte k dispozici i další užitečné seznamy - mezi nejdůležitější patří střediska, zakázky a činnosti. Protože tyto položky můžete zadat na většinu dokladů, můžete podle nich také filtrovat a tisknout téměř ve všech přehledech.
Podvojné účetnictví
Předkontace
Pomocí předkontací lze přímo určit, kam jednotlivé doklady či položky dokladů budou zaúčtovány v účetním deníku.
Účtová osnova
Pomocí naši přednastavené účtové osnovy lze začít okamžitě účtovat a využívat i všech tiskových sestav, které se odkazují na účetní osnovu. Účetní osnova je plně volitelně editovatelná uživatelem (šestimístné číslo účtu, poslední tři místa analytické členění), což umožňuje upravení účtové osnovy přesně na míru uživatele.
Saldo
Pomocí sestavy salda lze bez problémů kontrolovat stav závazků a pohledávek - jejich plné uhrazení. Tisková sestava salda je závislá na párovacím symbolu, IČ a variabilním symbolu dokladů.
Účetní deník
Jedna z nejstěžejnějších a nejdůležitějších databází účetnictví. Jednotlivé záznamy uvedené v účetním deníku lze dále rozúčtovávat či přeúčtovávat, a to přímo v účetním deníku. Dále lze přímo z účetního deníku jednoduchým kliknutím na tlačítko Zdroj zjistit zdrojový doklad záznamu deníku a tento doklad případně rovnou opravit dle potřeby.
Interní doklady
Interní doklady slouží pro zaúčtování vnitrofiremních operací, jakými jsou například kurzové rozdíly při zaúčtování cizoměnných dokladů, vzájemné zápočty dokladů a další.
Banka, pokladna
V programu Money S3 lze vést libovolný počet bankovních účtů či pokladen v různých měnách pro úhrady dokladů a další peněžní operace. Pomocí speciální funkce Homebanking lze provádět platební příkazy přímo do banky a zpětně výpis z banky lze jednoduchým způsobem rovnou zaúčtovat bez nutností ručního přepisování dokladů do Money S3.
Závazky, pohledávky
Pokud nepoužíváte modul fakturace a přesto potřebujete mít přehled o závazcích a pohledávkách, pak stačí přímo v Money S3 vytvořit závazkový či pohledávkový doklad, se kterým lze pracovat obdobně jako s fakturou. Tyto doklady se používají hlavně při účtování mezd, leasingových splátek, pojištění apod.
Daň z přidané hodnoty
Plátci daně z přidané hodnoty ocení možnost přímého tisku Daňového přiznání z Money S3 a to ve formátu tiskopisu včetně poučení, který se za normálních podmínek vyplňuje ručně a musí si jej každý plátce vyzvednout na finančním úřadu. Tento přímý tisk má dále výhodu v tom, že je právoplatným uznávaným tiskopisem finančního úřadu a uživateli tak odpadá nutnost ručního vyplňování.
Aparát kontroly úhrad
Tato propracovaná sada funkcí Vám přehledně zobrazí seznam upomínkovatelných pohledávek a jejich tisk včetně doplnění individuálních textů pro první, druhou a poslední upomínku. Zpracovávat můžete i penalizovatelné pohledávky. Nechybí rovněž přehledy dlužníků a věřitelů.
Účetní tiskové sestavy a přehledové sestavy
Většina uživatelů potřebuje krom standardních výkazů a tiskových sestav (hlavní kniha, obratová předvaha, rozvahy za období, výsledovky, Cash Flow) ještě speciální sestavy, které mu například ukáží obrat zboží dle jednotlivých odběratelů či přehledovost dle materiálu na skladě. K těmto účelům slouží přehledové sestavy v programu Money S3 včetně grafických výstupů.
Závěrkové operace - uzavření roku, počáteční stavy
Každý rok ať již kalendářní nebo účetní je jednou ročně zapotřebí uzavřít a účetní pohyby neuhrazené doklady převést do roku následujícího. K tomuto účelu slouží Závěrkové operace, které kromě již zmíněných funkcí také například automaticky převedou a založí do nového účetního roku veškeré bankovní účty a pokladny, tak jak jsme je měli nadefinované v roce předcházejícím. A to včetně zkratky, názvu a veškerých definic, vyjma počátečního stavu. Samozřejmostí je také převedení Salda - neuhrazených závazků a pohledávek do nového roku. Dále pokud právě začínáme poprvé účtovat v programu Money S3, lze pomocí těchto operací jednoduše ručně navést počátečná stavy účetního deníku,salda a DPH.
Číselné řady a seznamy
Pro automatické číslování všech typů dokladů můžete použít rozsáhlé seznamy číselných řad. Lze si navolit samostatné číselné řady pro jednotlivé typy dokladů. Kromě číselných řad máte k dispozici i další užitečné seznamy - mezi nejdůležitější patří střediska, zakázky a činnosti. Protože tyto položky můžete zadat na většinu dokladů, můžete podle nich také filtrovat a tisknout téměř ve všech přehledech.
Aktivní saldo
Jednodušší „čištění salda" - operativní řešení saldokontních zápisů
Funkce Aktivní saldo umožňuje operativní řešení saldokontních zápisů, tj. úpravy prvotních dokladů v podvojném účetnictví tak, aby práce účetních na tzv. "čištění salda" byla efektivní a podstatně jednodušší.
V novém seznamu se uživateli v přehledné formě zobrazí aktuální saldo včetně agregačních proměnných (účet, IČ, párovací symbol) a konkrétních zaúčtování dokladů na tyto proměnné. Přímo ze seznamu lze měnit i zdrojové doklady a jejich úhrady a zaúčtování, seznam na tyto změny automaticky on-line reaguje. Uživatel si může vybrat konfiguraci seznamu nebo nastavit libovolnou vlastní, do které lze zahrnout i ostatní proměnné účetního deníku, jako jsou středisko, zakázka, činnost, datum.
Výhody aktivního salda v kostce
- Aktivní saldo několikrát zrychluje standardní činnost tzv. „čištění salda" a u větších firem ušetří měsíčně 2-3 dny práce účetní.
- Manažerům a účetním poskytuje nové analytické informace z účetního deníku i za více účetních roků současně.
- Modul je datovou kostkou nad účetním deníkem a jednotlivé agregační úrovně jsou zobrazené v přehledném seznamu.
- Poskytuje tiskové výstupy včetně grafů a exportu celého seznamu do Excelu v libovolných úrovních a přehledně a pohodlně zobrazí jednotlivé agregační úrovně - zvolené konfigurace podle vybraných proměnných (účet, IČ, párovací symbol, datum, středisko, zakázka a činnost).
Obecné sestavy
Nedílnou součástí Aktivního salda je i modul Obecné sestavy, který umožňuje v podstatě libovolný pohled na data účetního deníku podle nejrůznějších kritérií a jejich zobrazení ve formě grafu a exportu do Excelu. Sestava je umístěná v menu Účetnictví / Tiskové sestavy a pracujete s ní pomocí standardního Průvodce.
Výstup plně využívá aparát Aktivního salda a umožňuje tisknout jakoukoliv konfiguraci, která se nastaví a uloží přímo v průvodci. Zadané konfigurace se ukládají odděleně od konfigurací seznamu Aktivního salda. Princip tvorby konfigurace je naprosto shodný se seznamem Aktivního salda, avšak sestava buduje základní databázi podle nastavené konfigurace, ze které čerpá své údaje v lokálním, dočasném souboru umístěném na konkrétním počítači uživatele. Tato databáze tedy není "aktivní" ve smyslu Aktivního salda a nepromítají se do ní další případné změny zaúčtování dokladů. Z tohoto důvodu je umožněno i prohlížení databáze v tzv. "stromečkovém" seznamu, který zobrazíte pomocí tlačítka Tabulka na poslední straně průvodce.
Fakturace
Vystavené a přijaté faktury
Vystavené a přijaté faktury jsou uchovávány ve dvou samostatných seznamech, jejich struktura je však podobná. Faktury můžete podle přání vystavovat/přijímat jako prosté, s položkami a nebo s položkami s vazbou na sklady a objednávky. Již vystavené či přijaté faktury lze kdykoli vytisknout v mnoha různých variantách (např. jako fakturu, dodací list, daňový doklad, složenku, balíkovou průvodku, ...). Samozřejmostí je u dokladů jejich automatické číslování, možnost slevy na doklad, snadná tvorba dobropisů, vedení a sledování kreditu pro jednotlivé odběratele a nebo možnosti kontroly splatnosti faktur pro právě zvoleného odběratele.
Předpřipravené typy faktur
Zjednodušenému zadávání faktur napomáhají připravené typy faktur nebo chcete-li šablony, které Vám na přání předvyplní formulář vystavované faktury. Takovým typem faktury může být například „běžná faktura“ a „dobropis“. Typ faktury umožňuje automaticky navolit a vyplnit do nově vystaveného/přijatého dokladu řadu kritérií (např. způsob platby, dobu splatnosti, předkontaci, číselnou řadu a mnoho dalších) a výrazně tak urychlit a zjednodušit zadávání dokladů.
Faktury bez položek
Jsou nejjednodušším typem faktur. Pro jejich vystavení stačí vyplnit pouze části „Popis“ (číslo dokladu, datumy, ...) „Dodavatel“ a „Odběratel“ (můžete si je vybrat z Adresáře a nebo vepsat přímo do adresního pole ve faktuře a pak nechat do Adresáře připsat). V části „Ceny“ pak zadáte cenu faktury - na pomoc budete mít daňovou tabulku pro kalkulaci DPH, která Vám sama dopočítá chybějící hodnoty (základ daně, daň či cenu s daní) včetně volitelného zaokrouhlení.
Faktury s položkami: ruční a nebo s vazbou na sklady, objednávky
Umožňují vložit na doklad faktury více položek. Položky mohou být zadány ručně (budete odečítat zálohu) a nebo mohou být zařazeny ze skladu, nabídek, objednávek, dodacích listů a rezervací. Ručně zadané položky vložíte jednoduše pomocí tlačítka „Přidat“ a následným zadáním popisu, ceny a množství položky. Zvolíte-li vazbu na skladová a objednávkový systém, můžete přetahovat položky ze skladu přímo do faktur. Pak máte k dispozici i výběr dle výrobních čísel čí výběr z dodávek. Do faktury můžete přenášet i položky z kompletních dokladů - z poptávek, nabídek, objednávek, skladových dodacích listů. Pro každou položku faktury lze rovněž zvolit i samostatné zaúčtování.
Hromadná fakturace
Vystavit hromadnou fakturu více odběratelům je rovněž snadné - pří výběru odběratele v Adresáři postačí označit více adres a potvrdit - místo jedné konkrétní adresy pak uvidíte číslo, označující celkový počet odběratelů.
Sklady
Sklady, skladové skupiny a kmenové karty
Skladové hospodářství v Money S3 podporuje vedení neomezeného množství skladů. Ty lze dále dělit na skladové skupiny, které umožňují rychlou orientaci v často rozsáhlých seznamech zboží. Snadný převod skladových karet mezi sklady pak umožňuje aparát kmenových karet. Vlastních skladových karet pak může být volitelně až pět typů: běžná jednoduchá karta, služba (např. poštovné, balné - neevidujete počet měrných jednotek) a dále karty složené z více jiných skladových karet - sada a komplet. Posledním typem skladové karty je výrobek. V podvojném účetnictví umí Money S3 zpracovávat sklady metodou A (průběžné zachycení pohybu zásob) i B (účtování výdajů na pořízení zásob do nákladů).
Práce s cenami, cenové hladiny
U skladových karet vedete nákupní a pořizovací ceny (pomocí váženého průměru nebo pomocí dodávek). Pro prodejní ceny můžete vést neomezený počet tzv. cenových hladin, přičemž k jednotlivé skladové kartě jich lze přiřadit až deset - jednu základní a devět dealerských. V každé cenové hladině pak je základní cena a až čtyři množstevní slevy. Sleva může být i adresní (přiřazená konkrétnímu partnerovi); oba typy slev lze přitom vzájemně kombinovat.
Evidence výrobních čísel a dodávek
U jednoduchých skladových karet a výrobků lze zvolit evidenci výrobních čísel (systém bude vyžadovat vložení výrobního čísla při naskladnění i prodeji), evidence dodávek zabezpečí, že při každém příjmu zboží budou vedeny nákupní a pořizovací ceny, datum nákup, expirace a další. Při prodeji si pak podle těchto kritérií zvolíte, které zboží chcete vyskladnit nejdříve (FIFO metoda, prodej z nejstarších dodávek - blížící se expirace apod.).
Skladové doklady a inventury
Seznam všech vytvořených skladových dokladů (prodejky, příjemky, výdejky, převodky, výroby, přijaté a vystavené dodací listy) lze zpětně prohlížet, tisknout, filtrovat a opravovat. Podobně jako ve fakturaci i zde s výhodou využijete předem připravených typů skladových dokladů, které Vám automatickým doplněním zadaných položek výrazně ulehčují práci.
Aparát skladových inventur v Money S3 umožňuje zaznamenat inventární stavy (fyzicky zjištěné stavy zásob při inventuře), vyhodnotit a zaúčtovat rozdíly mezi evidenčním a inventárním stavem, srovnat evidenční stav zásob tak, aby souhlasil s inventárním stavem a registrovat různě strukturované dlouhodobé přehledy (podle účelu inventury, skladu, druhu zásob apod.).
Skladové přehledové sestavy
Kromě sady běžných tiskových výstupů (přehledy, soupisy dokladů, inventury, pod/nad/limitní stavy) můžete ve skladových přehledových sestav sledovat obraty zboží podle mnoha kritérií (obrat dle skladů, zásob, prodejců, odběratelů, středisek, ...) a každou z těchto sestav ještě dále detailně filtrovat a třídit.
Hromadné operace
Umožňují provést: změnu cen celé vybrané skupiny zásob, vzájemné záměny skladových karet, hromadnou změnu sazby DPH pro nákup i prodej a také přepočet pořizovacích cen zásob, který slouží ke kontrole správnosti ocenění skladu (především v případě, kdy máte sklad oceněn váženým průměrem a kvůli správnému výpočtu nesmí být zásoby vydávány do záporu, či za nulovou pořizovací cenu).
Poptávky - nabídky - objednávky
Na práci se sklady přímo navazuje objednávkový systém. Ten podporuje celý cyklus poptávka-nabídka-objednávka (vydaná i přijatá), přičemž každý z těchto dokladů může obsahovat konkrétní skladové položky, včetně jejich rezervací. Jednotlivé doklady i s položkami pak lze přenášet do faktur včetně automatického vygenerování odpovídajících dokladů.
Personalistika a mzdy
Seznam zaměstnanců
Slouží k uchování základních údajů o Vašich zaměstnancích (osobní údaje, mzdové údaje a propojení na knihu jízd) a jako podklad pro způsob výpočtu mezd. V personální části uchováváte základní údaje o zaměstnanci, ve mzdové pak evidujete sazby (hodinová, měsíční, prac. poměr, příplatky - na přání lze tuto část vést i jako tzv. složkovou mzdu), nezdanitelné částky (nezdanitelný základ, děti, invalidita, ...) a platby (údaje nutné pro správné platby záloh a vyúčtování mezd).
Ze seznamu zaměstnanců můžete tisknout přehled zaměstnanců, jejich mzdové listy, potvrzení čistých příjmů, evidenci důchodového pojištění, potvrzení o zdanitelných příjmech a zápočtové listy.
Zpracování mezd
Pro vlastní zpracování využijete seznam mzdových karet. V každém měsíci zavedete každému zaměstnanci jeho mzdovou kartu, která je složená ze záložek Odpracováno, Hrubá mzda, Vyúčtování zaměstnanec, Vyúčtování zaměstnavatel a případně i Nemocenské dávky. Zadáním těchto údajů připravíte mzdy Vašich zaměstnanců k závěrečnému zpracování.
Doplňkové seznamy
Zadávání personálních a mzdových dat Vám ulehčují tři doplňkové seznamy - seznam pracovních poměrů, státních svátků a odvodů (časově rozlišitelných parametrů mezd).
Zaúčtování záloh a mezd
Je závěrečnou volbou, kterou během zpracování provádíte. Na základě pořízených mzdových karet Vám tato funkce vytvoří a zaúčtuje odpovídající závazkové doklady pro zadané období, přičemž je podporováno i zaúčtování na jednotlivé střediska („střediskové mzdy“).
Tiskové sestavy mezd
Pro vytvořené a zpracované mzdy existuje řada tiskových sestav. Jedná se o listinu záloh, vyúčtování mezd, vyúčtování zdravotních pojišťoven, sociálního pojištění, zákonné pojištění, daně z příjmů fyzických osob, srážkové daně z příjmů, přehledu nepřítomností, přehledu o počtu zaměstnanců a výčetku záloh a mezd.
Evidence majetku
Drobný/dlouhodobý majetek
V tomto seznamu vedete veškerý drobný a dlouhodobý majetek Vaší firmy. Bohatá evidence (k dispozici jsou například i velmi podrobné údaje o záruce, rozměrech či umístění majetku) slouží k přehlednému vedení karet a k práci s daňovými a (v podvojném účetnictví) i účetními odpisy.
Evidence podchycuje i různé speciální případy odepisování či zhodnocení majetku a umožňuje hromadnou tvorbu účetních a daňových pohybů ke zvolenému datu. Pro zaúčtování majetku máte možnost volit, zda chcete mít každý pohyb s vlastním dokladem, pohyby sdružovat a nebo volit hromadné zaúčtování.
Praktickou funkcí je přiřazení majetku konkrétnímu pracovníkovi včetně možnosti zpětné evidence - můžete tedy mít snadný přehled o tom, kdo o svěřený majetek v daném období pečoval.
Leasingový majetek
Podobně jako v předchozím případě i zde máte k dispozici kartu majetku, tentokrát ovšem přizpůsobenou potřebám vedení leasingového majetku - s možností automatického generování splátkového kalendáře, určením daňových nákladů a zaúčtováním.
Tiskové sestavy
K dispozici máte tisk seznamů majetku, jednotlivých karet a samozřejmě také inventárních štítků.
Kniha jízd
Kniha jízd
Celá kniha jízd je navržena tak, abyste mohli co možná nejrychleji a nejpohodlněji vkládat jednotlivé jízdy. Zadáte-li osobní číslo řidiče, systém automaticky dosadí jeho vozidlo a naopak. Zadáte-li počáteční či koncový stav tachometru, dopočítají se ujeté kilometry a opět i naopak. Často opakované jízdy (např. na poštu) si navíc můžete rychle vyvolat ze seznamu a v takovém případě se Vám dosadí automaticky nejenom účel cesty, ale i ujeté (a přepočítané) kilometry. Jízdy lze vést i na jednotlivé zakázky a tisknout v přehledné sestavě.
Evidence vozidel
Ke každému vozidlu (služebnímu i soukromému) vedete základní informace o SPZ, čísle motoru, průměrné spotřebě apod. Vedete zde však i praktické informace o datech kontroly STK, emisí prohlídkách - Money S3 je hlídá a pokud máte některý z těchto termínů zameškaný, v seznamu vozidel to bude vyznačeno.
Evidence řidičů
Pro pohodlné zadávání jízd lze k osobním údajům zaměstnance přičlenit vůz, který má přidělen. Užitečná je i informace o posledním absolvovaném školení řidičů.
Tiskové výstupy
Editor tiskových sestav je dodáván zcela zdarma s každým kompletem Money S3!
Tisk a náhled
Money S3 nabízí komfortní možnost tisku, plně využívající všech schopností Windows. K dispozici máte několik set výstupních tiskových sestav, přístupných pomocí tlačítka Tisk u seznamů (např. vystavených faktur) nebo v přehledných v průvodcích rozsáhlejších tiskových funkcí (např. přiznání k DPH). Před zahájením jakéhokoli tisku se Vám zobrazí názorný dialog, ve kterém můžete nastavit vlastnosti tisku a podle přání si ji prohlédnout na monitoru v tiskovém náhledu.
Archivace tiskových sestav
Tuto nadstandardní funkci využijete pokud potřebujete mít své tiskové sestavy archivované v digitální podobě. Money S3 ukládá Vámi určené tiskové sestavy do souborů ve vlastním úsporném formátu. Takové soubory lze nejenom pohodlně archivovat, ale například i odeslat e-mailem, protože prohlížeč tiskových záloh je součástí Money S3 a je také k dispozici jako bezplatná samostatná utilita.
Editor tiskových sestav
Pokud si chcete upravit libovoný tiskových formulář, pak Vám přijde vhod aplikace Editor formulářů, která je bezplatnou součástí všech verzí Money S3. S pomocí editoru můžete měnit vzhled i zobrazená data libovolné tiskové sestavy podle svých vlastních požadavků a nastavit Money S3 tak, aby používal výhradně Vaši verzi tiskových formulářů.
Export tiskových dat
Kromě archivace tisků nabízí Money S3 i unikátní funkci exportu tiskových dat do formátu CSV a XML. Díky tomu si můžete vybrané tiskové sestavy přebírat například do Excelu a dále zpracovávat.
Import a export dat
Export dat do formátu DBF
Představuje patrně nejrychlejší cestu, jak získat data z Money S3 a použít je v rámci jiné aplikace. Pro tuto formu komunikace byl zvolen historicky nejrozšířenější formát DBF. Money S3 umožňuje jednoduše a rychle exportovat libovolnou datovou tabulku do určeného adresáře přímo ze svého menu. Máte-li požadavek na pravidelný export více datových tabulek, pak oceníte bezplatnou utilitu DBFExport, která zvolená data exportuje (i dávkově) bez závislosti na Money S3, včetně podpory exportů za plného provozu v síti.
Pokročilé možnosti výměny dat: XML
Mezi nejperspektivnější formáty pro výměnu dat patří bezesporu XML. Money S3 v současnosti podporuje nejenom export ale i import dat v tomto formátu. Díky tomu má ekonomický systém široké možnosti komunikace s dalšími aplikacemi - již nyní jsou k dispozici řešení pro výměnu dat s pokladními systémy, aplikacemi třetích stran a dokonce i můstky typu XML-EDI, které Vám otevírají cestu pro komunikaci s obchodními řetězci. Kromě předem připravených řešení máte ovšem prostor vytvářet i svá vlastní. Díky tomu že komunikační formát je otevřený a zdokumentován, mohou již nyní proudit oběma směry mezi Vaší vlastní aplikací a Money S3 údaje typu adresa, kmenová karta, skladová zásoba, faktura, zakázka, objednávka, nabídka, poptávka, příjemka, výdejka, dodací list, prodejka, bankovní a pokladní doklad a další.
Modul XML je poskytován zdarma pro komunikaci mezi dvěmi instalacemi ekonomických systémů Money S3. Pro ostatní případy komunikace je nabízen samostatně.
Homebanking
Příkazy k úhradě
V prostředí Money S3 lze předem připravené příkazy k úhradě (jednoduché i hromadné) připravit k odeslání do banky pomocí funkce homebanking. Ta za pomoci průvodce připraví data ve formátu vhodném pro konkrétní komunikační program banky a zabezpečí i jeho spuštění. Postačí, když si jednorázově nastavíte u konkrétního bankovních účtu jeho propojení na zvolený homebanking.
Výpis z účtu, kurzy devizového trhu
Obousměrnou komunikaci s bankou Vám zajistí funkce výpis z účtu. Umožní Vám importovat a spravovat výpisy z Vašeho bankovního účtu a ulehčí Vám tak od procházení stovek položek bankovních výpisů. Průvodce výpisem z účtu umí výpis nejenom vytisknout, ale na přání i automaticky spárovat s příslušnými pohledávkami nebo závazky a zaúčtovat. Navíc máte možnost načítat kurzový lístek některých bank (v ČR zejména KB).
Podporované banky
Money S3 pracuje s univerzálními formáty ABO (například E-banka, GE Capital, Erste bank, Raiffeisenbank a další), GEMINI a MULTICASH a dále podporuje konkrétní formáty bankovních domů KB (MojeBanka, ProfiBanka i přímý kanál), ČS, ČSOB, Credit Lyonaise, HypoVereinsbank a řadu slovenských bank.
Bezpečnost dat
Uživatelská hesla a přístupová práva
Pracuje-li se systémem více uživatelů, bývá často vhodné omezit jejich možnosti přístupu k jednotlivým částem systému. Například skladník potřebuje přímý a neomezený přistup ke skladům, objednávkám a fakturaci, ovšem mzdové údaje už patří na starosti jen kolegyni účetní. Money S3 umožňuje volitelně zavést všem uživatelům vstup na heslo a následně omezit jejich přístup do libovolné části systému ve třech úrovních: přístupno bez omezení, pouze k nahlédnutí a zcela nepřístupno.
Můžete tak snadno ošetřit nechtěné modifikace dat i případné neoprávněné pokusy o přístup k nim. Přístupová práva přiděluje a odebírá pouze vyhrazený uživatel - například nadřízený nebo správce systému.
Evidence akcí uživatele
Pro každý doklad se navíc může vést historii akcí, které s ním uživatelé prováděli - vhodné například pro situace, kdy s jednou agendou pracuje více uživatelů a potřebují vysledovat, kdo a kdy daný doklad měnil. Akce se evidují i pro veškerou práci s Money S3 - datum a čas přihlášení/odhlášení ze systému, změny agendy apod. - vše lze samozřejmě filtrovat.
Zamykání dokladů
Často je třeba si rozepsaný či nedořešený doklad uložit a zabránit ostatním uživatelům, aby jej modifikovali. V Money S3 lze toto provést jednoduše pomocí funkce zamykání dokladů, která doklad označí jako zamčený, dovolí jej prohlížet (máte-li patřičné oprávnění), ale nikoli modifikovat. To lze pouze až po jeho opětovném odemčení.
Zálohování dat
Money S3 je vybaveno mechanismem zálohování dat, který ve vhodnou chvíli zabezpečí vytvoření záložní kopie veškerých dat (například při ukončení práce se systémem) a následně vypálit na CD ROM nebo uložit na oddělený disk. I zálohování si můžete naplánovat jako operaci, která se spustí v zadaný čas.